Tarea Nº 4. Creando el Mapa Mental correspondiente

Creando el Mapa Mental correspondiente

 

Para realizar este ejercicio, me he inspirado en el trabajo realizado por nuestro compañero Pere Jiménez Creis, http://speedplanning.blogspot.com.es/. Voy a intentar utilizar la técnica Speddplaning y las tres herramientas de las que consta:

Paso 1. Mapa mental.
Paso 2. Diagrama de interrelaciones (causa-efecto)
Paso 3. Diagrama de proceso (Plan)

Las fases están numeradas sin cumplir con exactitud el orden que detallan, ya que en realidad para comenzar el proyecto al cien por cien necesitamos tener ya creadas y organizadas las fases 1, 5 y 6, después de un cierto tiempo comenzamos la fase 2, más adelante la 3 y por último la 4. Comenzar por el microtaller “Mindfulness & IntraEmprediZJ” tiene la ventaja de ir preparando más fácilmente el terreno previo, tanto para la conformación de los equipos estratégicos, como para la correspondiente interacción, comunicación e involucración de todos los responsables de los centros y unidades de servicio.

Este comienzo puede ser al principio desigual y discontinuo e incluso nos podrá parecer que se detiene o se estanca, creo que esto es algo normal cuando se trata de implementar una experiencia nueva. En estos primeros pasos lo más interesante es conformar el ambiente idóneo que nos propicie motivación y deseo de continuar participando y aportando ideas creativas. Ya habra tiempo de avanzar cuando consigamos colocar cada pieza en su sitio, en el lugar que le corresponde en este nuevo engranaje.

Las fases para la consecución del "Prototipo construido entre todos" como resultado final del grupo de proyectos que he propuesto, las presento yo también en primer lugar en formato tipo guión:

El Prototipo identificado y elegido por todos los Empleados Públicos junto con otros participantes externos, es el resultado de un atractivo Plan de Acción llevado a cabo como hemos dicho mediante las siguientes fases:

Fase 1. Puesta en marcha del Plan de Formación Estratégico Base, en el lugar de trabajo.

Actividad 1. 1. Creación del Equipo Responsable de su funcionamiento. "Strategic Team for Holistic Training Base"

Tarea 1.1.1 Identificación de la Ruta a seguir.
Tarea 1.1.2. Proceso de conexión con la Red Profesional- Social (Red P-S)
Tarea 1.1.3. Proceso de Trabajo interactivo de todos los Equipos Estratégicos.
Tarea 1.1.4. Creación de diversos recursos y herramientas en la Red P-S.

Actividad 1. 2. Comunicación e información a los Responsables de las diferentes unidades y centros de trabajo.

T2.1.2.1.  Creación del Grupo de Responables en la Red P-S.
T2.1.2.2. Creación de Recursos y herramientas que motiven el trabajo colaborativo.
T2.1.2.3.  Creación de un Repositorio de experiencias y buenas prácticas en el Microtaller.
T2.1.2.4. Creación de una Comunidad de Práctica.

Actividad 1.3.  Comienzo del Microtaller "Mindfulness and IntraEmprendiZJ" en la misma semana para todos los centros o unidades de servicio.

Tarea 1.3.1. Elección del día y tiempo más idóneo para hacer la sesión. (1 vez a la semana  con duración de 1/2 a 1 hora.
 Tarea.1.3.2. Información y conocimiento del objetivo y contenidos del Microtaller.
Tarea 1.3.3.  Posible inicio: "Comenzamos a identificar nuestra situación inicial o de partida" 

Fase 2. Puesta en marcha del Plan Estratégico "Construyendo en la Red Profesional-Social".

Actividad 2.1 Creación del ambiente idóneo, motivación e impulso de la participación, intercomunicación y Colaboración en la Red P-S.

Tarea 2.1.1. Conexión motivada y estratégica con el Microtaller.
Tarea 2.1.2. Creación de diferentes experiencias formativas y recursos en la Red.
Tarea 2.1.3. Participación mínima: 2 veces en semana.
Tarea 2.1.3. Creación de un ambiente de aprendizaje holístico enlazado con el Microtaller.

Fase 3. Puesta en marcha del Plan Estratégico "Creando Equipos Heterogéneos".

Actividad 3.1. Creación de los recursos y herramientas necesarios en la Red P-S

Tarea 3.1.1. Aprendiendo a utilizar estos recursos.
Tarea 3.1.2. Elección de compañeros de distintos centros o unidades de servicio.

Actividad 3.2. Proceso de creación de equipos heterogéneos.

Tarea 3.2.1. Participando y construyendo transversalmente.
Tarea 3.2.2. Conversando y debatiendo.
Tarea 3.2.3. Convergencia holística y construcción intercultural.

Actividad 3.3. Interacción continua con la formación/aprendizaje base del Microtaller.

Tarea 3.3.1. Conexión interactiva en ambos sentidos.
Tarea 3.3.2. Enriquecimiento mutuo.
Tarea 3.3.3. Remodelación y recondución de procedimientos.


Fase 4. Puesta en marcha del proceso de creación del "Prototipo construido entre todos".

Actividad 4.1. Elección del problema más significativo y necesitado de cambio.

Tarea 4.1.1. Proceso de identificación a nivel de equipo.
Tarea 4.1.3. Utilización de contenidos y herramientas en el Microtaller.
Tarea 4.1.2. Utilización de recursos y herramientas en la Red P-S
Tarea  4.1.3. Debate y votación en la Red P-S.

Actividad 4.2. Proceso de identificación de la respuesta o solución más idónea.

Tarea 4.2.1. Proceso de identificación a nivel de equipo.
Tarea 4.2.2.  Utilización de contenidos y la herramientas en el Microtaller.
Tarea 4.2.3. Utilización de contenidos y herramientas en la Red P-S.
Tarea 4.2.4. Encontrando la Respuesta- Solución más idónea.


Actividad 4.3. Proceso para la construcción de una propuesta de acción pertinente o más atractiva e interesante.

Tarea 4.3.1. Proceso de construcción a nivel de equipo. 
Tarea 4.3.2. Construcción de contenidos y herramientas en el Microtaller.
Tarea 4.3.3. Construcción de contenidos y herramientas en la Red P-S
Tarea 4.3.4. Construcción interactiva de la Propuesta de Acción.


Actividad 4.4. Proceso para la elección del prototipo final.

Tarea 4.4.1.  Elección del prototipo final a nivel de equipo
Tarea 4.4.2. Puesta en común en el Microtaller.
Tarea 4.4.3. Compartiendo avances en la Red P-S.
Tarea 4.4.4. Proceso de votación en el espacio habilitado en la Red P-S.

Fase 5. Creación y puesta en marcha del Equipo Estratégico en la Gestión Holística del Proyecto.

Actividad 5.1. Comienza en el punto 0 o Start del proyecto junto al Proceso de Formación.
Actividad 5.2. Trabajo interconectado y conjunto con los demás equipos estratégicos.
Actividad 5.3. Atiende e interactúa en cada una de las fases y entre estas.
Actividad 5.4. Realiza seguimiento, Interacción, organización, coordinación, colaboración y crea enlaces estratégicos.

Fase 6. Creación y puesta en marcha del Equipo Estratégico para la Unificación de criterios, Toma de decisiones y Elección de propuestas de acción a llevar a cabo

Actividad 6.1. Comienza en el punto 0 o Start del Proyecto junto al anterior y el Proceso de Formación.

Actividad 6.2. Trabajo interconectado y conjunto con los demás equipos estratégicos

Actividad 6.3. Atiende e interactúa en cada una de las fases y entre estas.

Actividad 6.4. Realiza seguimiento, interacción, colaboración, identificación, relaciones flexibles, ajustes, actualizaciones, aplicaciones, elige, promueve, proyecta...

Su formato MAPA MENTAL:

Formato Proceso a seguir, intentaré ahora aplicar el Diagrama de Interrelaciones (Causa -->Efecto)

Bueno, no es lo que yo quería conseguir, por un lado quería que todas las flechas partiesen de las fases 1, 5 y 6, a su vez, que llegasen el mismo número de flechas,  por otro quería que todas las fases tuvieran la misma suerte. Ya que se  trata de un proyecto interactivo en el que todas las fases no solo emiten y reciben a lo largo de la actividad del sistema que conforman, sino que interactúan y trabajan conjuntamente una vez estan funcionando en el mismo.

Paso 3. Diagrama del Proceso de implementación:

Tarea Nº 3. Módulo 2

The Project Charter. Conformando el Acta de Constitución del Proyecto elegido

Recordamos que esta propuesta de acción en nuestra Organización consiste en una serie de proyectos interrelacionados que comienzan a ponerse en marcha con un Proceso de Formación en el centro de trabajo como hemos comentado. Tiene por objeto hacer participes a todos los miembros de la Organización desde su comienzo. Aborda los asuntos clave que promueven la motivación hacia la construcción conjunta. Permite que cada uno de los miembros influya activa y proactivamente en su desarrollo. Pretende ser un proceso de aprendizaje de calidad y aporte de valor individual y colectivo, personal y organizacional, y a nivel interno y externo. Su razón de ser es dar respuesta y solución a problemas reales, centrándose para comenzar solo en uno identificado entre todos, como prueba inicial.

Fuente imagen:http://www.commonomia.org/



 ¿En que consiste exactamente este comienzo?


 Como ya hemos comentado, consiste en todas las primeras acciones que nos ayudan a hacer emerger nuestro deseo de aprender y construir con los demás, y con ello conseguimos ver emerger nuestro talento individual y colectivo, personal y organizacional. Partimos de la identificación de nuestra situación de partida y de nuestro aporte de valor a la misma, nuestra conexión con la realidad y las demandas que esta nos presenta. Con este inicio comenzamos a sentirnos parte de la Organización, descubriendo un nuevo funcionamiento personal y colectivo dentro de la misma.
Consiste en un proceso de integración pertinente en nuestro sistema organizacional, de una nueva forma de hacer que consigue sintonizar con lo ya existente, y que consigue influir en su funcionamiento positivamente.
 

Fuente imagen: https://es.linkedin.com/pulse/atr%C3%A9vete-ser-tu-mismo-seg%C3%BAn-talento-alberto-s%C3%A1nchez-bayo

Plan de Formación Interna para la emersión del Talento Individual y Colectivo.

 

1.       Identificación	¿Cuál es el nombre del Proyecto?	In Itinere. Sur le chemin. In the road... Construyendo Holistic Ecosystem Team for OG
2.       Descripción	Entre 50 y 100 palabras	1.       Prueba piloto o prototipo a idear e implementar a través de un proceso de aprendizaje interactivo de todos los empleados públicos, aprovechando la posible oportunidad de participación de otros grupos de interés externos, que comienza a producirse en el lugar de trabajo, se desarrolla con la comunicación y construcción conjunta de conocimiento en la Red Profesonal / Social Corporativa, continua su desarrollo con la  conformación de equipos de diversa naturaleza (transdisciplinar, multidisciplinar, Intercentros, intersectorial…), así como con la gestión, coordinación y seguimiento de las acciones puestas en marcha. Adquiere su madurez con la ideación e implementación del prototipo fruto del mismo y con la adquisición de herramientas individuales y colectivas como parte de la conformación de las bases estratégicas que necesitamos vinculadas al engranaje sostenible en la Unidad Ecosistémica que esta propuesta pretende motivar e incentivar en nuestra Organización.
3.       justificación	¿Cuáles son las razones por las que se quiere lanzar el proyecto?	Necesidad de poner en valor a los miembros de la Organización, a cada uno de ellos y nuestra cultura individual y colectiva, como parte de nuestra situación de partida. Necesidad de poner en valor nuestra identidad corporativa, nuestra Misión, Visión y Valores y aprender a actuar de acuerdo con los mismos. Necesidad de aprender a actuar en sintonía con los principios y valores que rigen la calidad de las relaciones y realizaciones interorganizacionales y la consecución de los objetivos de Desarrollo Sostenible. Aprender a enrolarnos o remodelarnos de acuerdo con los procesos de cambio actuales y las necesidades reales que conforman los mismos. Necesidad de aprender a dar adecuada respuesta  a los problemas y demandas de los diferentes grupos de interés, en una situación inestable, cambiante, insegura, incierta... Necesidad de aprender a optimizar adecuada y ecosistémicamente los recursos disponibles más y menos inmediatos. Necesidad de aprender a unificar criterios y toma de decisiones, así como actuar de acuerdo con los mismos vinculados con los principios y valores reconocidos a nivel interno y externo. Etc.
4.       Objetivo	¿Cuál es exactamente el objetivo del proyecto? Medible, alcanzable y de duración determinada.	Identificar y poner en marcha entre todos la modelación de un Servicio Turístico  para dar respuesta a un problema identificado como estancado, insuficientemente abordado o necesitado de sostenibilidad, en el plazo de 12 meses. (Creación de 1 Prototipo entre todos)
5.       Alcance	¿Qué productos o servicios finales se entregarán como fruto de los trabajos del proyecto?	1.      Puesta en valor de nuestra Identidad Personal y Corporativa y consecución de sentido de pertenencia a la Unidad. 2.       Comenzamos a crear  un Sistema de conexión, comunicación y construcción en Red. (WIKI, Repositorios, Grupos Abiertos,..) 3.       Creación de diversos equipos de trabajo  transversales. 4.       Sistema de Gestión, Coordinación y seguimiento de las acciones puestas en marcha. 5.       Sistema de unificación de criterios y procedimientos y toma de decisiones. 6.       Creación o ideación entre todos de un prototipo que promueve por un lado nuestra Interacción holística entre los miembros de nuestra Organización en conexión con la realidad, a través de los diferentes equipos de trabajo. Por otro nos ayuda en la consecución de respuestas y en la ideación de posibles planes de acción futuros que atiendan otros problemas o situaciones que requieran un abordaje colectivo de este nivel de participación. 7.       Mayor conocimiento y profesionalidad/ crecimiento personal de todos los miembros de la Organización y de la Organización misma. 8.       Etc.
6.       Recursos	¿Qué recursos van a ser necesarios? Personas con perfil y recursos materiales necesarios.	Personas: 1.       Todos los empleados públicos sin excepción han de motivarse a través de la formación e implicarse en el proyecto. 2.       Otros grupos de interés: aunque lo que nos interesa en los comienzos es construir unidad a nivel interno, podemos también buscar opiniones, aportaciones y posibilidades de los grupos de interés externos. Materiales: -          Tecnológicos: la Red y todos los recursos tecnologícos que sean propuestos para su utilización a lo largo del proyecto. -          Tiempo disponible. Necesidad de optimizar con flexibilidad el mismo -          Cronograma a nivel interno de cada centro o área de actividad... -          Cronograma de cada grupo específico o de cada equipo. -
7.       Costes	¿Cuál va a ser el coste total aproximado?	1.       Esfuerzo personal y/o motivación suficiente para enrolarse a nivel individual y colectivo, ya que supone implementar cambios desde su comienzo. 2.       Exige una remodelación del trabajo diario. 3.       Exige sacar o identificar el tiempo más apropiado para la formación en el lugar de trabajo. 4.       Exige una mayor dedicación a la conexión y el trabajo conjunto. 5.       Necesidad de comenzar a llegar a acuerdos desde su comienzo  para todas las acciones a poner en marcha. 6.       Necesidad de implementar un sistema de  unificación de criterios y procedimientos desde su comienzo. 7.       Etc.
8.       Tiempo	¿Cuánto se espera que el proyecto dure? Y ¿Cuál es el plazo máximo para ejecutarlo?	En principio se trata de una prueba o prototipo a implementar en el plazo de un año que exige construir entre todos el mejor o el más idóneo prototipo en ese plazo de tiempo para  contribuir de esa manera en  el Desarrollo Sostenible y en el Desarrollo del Turismo Responsable y Sostenible, que puede fácilmente llegar a instaurarse como modelo de acción interna de la Organización para alcanzar los objetivos de Desarrollo Sostenible de la misma.
9.       Especificaciones Tecnicas	¿Qué característica técnicas ha de cumplir el producto del proyecto? Dimensión, aspecto, etc.	1.       Ha de tratarse de un Proceso de Aprendizaje abierto en el que deben participar todos los empleados públicos, también abierto al exterior, podrán participar otros o todos los demás grupos de interés.  2.       Dada su naturaleza, ha de partir de la conformación de los ambientes idóneos que propicien la participación, la colaboración, la transparencia y el trabajo en equipo. 3.       Ha de estar interconectado continuamente, y todos los miembros disponer de conexión cuando la necesiten, pudiendo amoldarse cada situación o nivel de conexión a las circunstancias de cada puesto de trabajo. 4.       Ha de estar motivado hacia la conformación de los equipos que van a identificar el problema y las claves para dar respuesta al mismo. 5.       Técnica y tecnológicamente ha de cumplir con los requisitos de calidad y funcionalidad que la Organización haya considerado más idóneos para cumplir los objetivos del mismo. 6.       Ha de contemplar la posibilidad de realizar  encuentros para festejar los avances organizativos, y todos los empleados públicos han de estar llamados a participar en los mismos, y en nombre de todos finalmente han de ser reconocidos los avances de nuestra Organización gracias a la participación y  colaboración que hemos llevado a cabo. 7.       Ha de contener un proceso de seguimiento y evaluación en la que todos los participantes puedan participar e influir en el proyecto. Un sistema que nos ayude a identificar nuestros propios avances y su posible transferencia y complementación en futuras experiencias. 8. Ha de ser conocido y asumido por todos los responsables, jefes y directivos y motivado desde las esferas más altas de nuestra organización, para que consiga el impulso y la involucración que requiere su puesta en marcha y su desarrollo. 8.       Etc.
10.   Limitaciones	¿Habrá algo que afecte al proyecto mientras se ejecuta y cuando se entregue?	Es muy probable que se produzcan posturas en contra ya que supone la pérdida de cierta estabilidad y equilibrio de partida. Puede ser por otra parte una aventura interesante e incluso apasionante. También hay que tener en cuenta el factor tiempo. La necesidad de aprender a optimizar los recursos disponibles con la mayor eficacia entre ellos el tiempo y el resto de recursos con el ajuste temporal correspondiente a cada circunstancia, grupo, lugar de trabajo, o nivel intercentros... La propia necesidad de crear un sistema que genere suficiente comunicación, motivación, empatía, flexibilidad, entendimiento, remodelación, reconducción a lo largo del proceso puede llegar a influir en el tiempo de comienzo, desarrollo y entrega del mismo.
11.   Interesados	Que personas de dentro y fuera de nuestra organización están interesadas o afectadas por el proyecto?	Todos los empleados públicos, Cuerpo de Funcionarios y Personal Laboral Los demás grupos de interés externos: -         Otras organizaciones públicas y privadas -          Asociaciones y empresas sin animo de lucro -          Personas usuarias -          Sociedad
12.   Organización del proyecto	Que personas de dentro de nuestra Organización se encargan de gestionar el proyecto?	El Instituto Andaluz de Administración Pública a través de sus Equipos o Equipo de Gestión de Proyectos Estratégicos.
13.   Riesgos Iniciales	¿Qué riesgos se identifican antes de empezar el proyecto?	No estar motivados con el proyecto, no entenderlo o no ver el alcance de las posibilidades constructivas y de crecimiento personal y organizacional que este presenta. No asumir las funciones propias para su puesta en marcha, gestión, coordinación, sistematización, etc por parte de los equipos correspondientes. No conseguir la suficiente corresponsabilidad e implicación conjunta por parte de los jefes y directivos de cada área y centro de trabajo para comenzar el proyecto a través de la Acción Formativa comentada. No conseguir la suficiente motivación a nivel interno de cada centro para implicarnos en la participación en los microtalleres, en los diferentes recursos habilitados en la Red Profesional- Social, o en la creación de los equipos transversales. Etc.
14.   Requisitos de aprobación del proyecto	Que constituye el éxito del proyecto	Que sea atractivo para los responsables de su puesta en marcha, que lo encuentren interesante, que lo vean con posibilidad de conseguir resultados necesarios, dar solución o respuesta a problemas de la Organización y aportar  valor a la Ciudadanía y a los demás grupos con los que interactúa.  Su éxito está vinculado a su viabilidad y posibilidad de ponerlo en marcha, de introducirlo y engranarlo en el sistema actual como parte del mismo. En identificar la manera de conseguir esa inclusión y sintonía dentro de la Actividad actual de nuestra Organización.
15.   Nombramiento de los responsables.	¿Quiénes son los principales responsables del proyecto dentro de la organización?	Si el proyecto es aceptado por la Organización, entonces han de ser los mayores responsables de la misma quienes sean también responsables del proyecto. Comenzando a nivel de Gobierno y Consejerías y continuando por las diferentes Delegaciónes… Terminando por los Centros Directivos o lugares de trabajo donde se pone en marcha.