Tarea Nº 3. Módulo 2

The Project Charter. Conformando el Acta de Constitución del Proyecto elegido

Recordamos que esta propuesta de acción en nuestra Organización consiste en una serie de proyectos interrelacionados que comienzan a ponerse en marcha con un Proceso de Formación en el centro de trabajo como hemos comentado. Tiene por objeto hacer participes a todos los miembros de la Organización desde su comienzo. Aborda los asuntos clave que promueven la motivación hacia la construcción conjunta. Permite que cada uno de los miembros influya activa y proactivamente en su desarrollo. Pretende ser un proceso de aprendizaje de calidad y aporte de valor individual y colectivo, personal y organizacional, y a nivel interno y externo. Su razón de ser es dar respuesta y solución a problemas reales, centrándose para comenzar solo en uno identificado entre todos, como prueba inicial.

Fuente imagen:http://www.commonomia.org/



 ¿En que consiste exactamente este comienzo?


 Como ya hemos comentado, consiste en todas las primeras acciones que nos ayudan a hacer emerger nuestro deseo de aprender y construir con los demás, y con ello conseguimos ver emerger nuestro talento individual y colectivo, personal y organizacional. Partimos de la identificación de nuestra situación de partida y de nuestro aporte de valor a la misma, nuestra conexión con la realidad y las demandas que esta nos presenta. Con este inicio comenzamos a sentirnos parte de la Organización, descubriendo un nuevo funcionamiento personal y colectivo dentro de la misma.
Consiste en un proceso de integración pertinente en nuestro sistema organizacional, de una nueva forma de hacer que consigue sintonizar con lo ya existente, y que consigue influir en su funcionamiento positivamente.
 

Fuente imagen: https://es.linkedin.com/pulse/atr%C3%A9vete-ser-tu-mismo-seg%C3%BAn-talento-alberto-s%C3%A1nchez-bayo

Plan de Formación Interna para la emersión del Talento Individual y Colectivo.

 

1.       Identificación	¿Cuál es el nombre del Proyecto?	In Itinere. Sur le chemin. In the road... Construyendo Holistic Ecosystem Team for OG
2.       Descripción	Entre 50 y 100 palabras	1.       Prueba piloto o prototipo a idear e implementar a través de un proceso de aprendizaje interactivo de todos los empleados públicos, aprovechando la posible oportunidad de participación de otros grupos de interés externos, que comienza a producirse en el lugar de trabajo, se desarrolla con la comunicación y construcción conjunta de conocimiento en la Red Profesonal / Social Corporativa, continua su desarrollo con la  conformación de equipos de diversa naturaleza (transdisciplinar, multidisciplinar, Intercentros, intersectorial…), así como con la gestión, coordinación y seguimiento de las acciones puestas en marcha. Adquiere su madurez con la ideación e implementación del prototipo fruto del mismo y con la adquisición de herramientas individuales y colectivas como parte de la conformación de las bases estratégicas que necesitamos vinculadas al engranaje sostenible en la Unidad Ecosistémica que esta propuesta pretende motivar e incentivar en nuestra Organización.
3.       justificación	¿Cuáles son las razones por las que se quiere lanzar el proyecto?	Necesidad de poner en valor a los miembros de la Organización, a cada uno de ellos y nuestra cultura individual y colectiva, como parte de nuestra situación de partida. Necesidad de poner en valor nuestra identidad corporativa, nuestra Misión, Visión y Valores y aprender a actuar de acuerdo con los mismos. Necesidad de aprender a actuar en sintonía con los principios y valores que rigen la calidad de las relaciones y realizaciones interorganizacionales y la consecución de los objetivos de Desarrollo Sostenible. Aprender a enrolarnos o remodelarnos de acuerdo con los procesos de cambio actuales y las necesidades reales que conforman los mismos. Necesidad de aprender a dar adecuada respuesta  a los problemas y demandas de los diferentes grupos de interés, en una situación inestable, cambiante, insegura, incierta... Necesidad de aprender a optimizar adecuada y ecosistémicamente los recursos disponibles más y menos inmediatos. Necesidad de aprender a unificar criterios y toma de decisiones, así como actuar de acuerdo con los mismos vinculados con los principios y valores reconocidos a nivel interno y externo. Etc.
4.       Objetivo	¿Cuál es exactamente el objetivo del proyecto? Medible, alcanzable y de duración determinada.	Identificar y poner en marcha entre todos la modelación de un Servicio Turístico  para dar respuesta a un problema identificado como estancado, insuficientemente abordado o necesitado de sostenibilidad, en el plazo de 12 meses. (Creación de 1 Prototipo entre todos)
5.       Alcance	¿Qué productos o servicios finales se entregarán como fruto de los trabajos del proyecto?	1.      Puesta en valor de nuestra Identidad Personal y Corporativa y consecución de sentido de pertenencia a la Unidad. 2.       Comenzamos a crear  un Sistema de conexión, comunicación y construcción en Red. (WIKI, Repositorios, Grupos Abiertos,..) 3.       Creación de diversos equipos de trabajo  transversales. 4.       Sistema de Gestión, Coordinación y seguimiento de las acciones puestas en marcha. 5.       Sistema de unificación de criterios y procedimientos y toma de decisiones. 6.       Creación o ideación entre todos de un prototipo que promueve por un lado nuestra Interacción holística entre los miembros de nuestra Organización en conexión con la realidad, a través de los diferentes equipos de trabajo. Por otro nos ayuda en la consecución de respuestas y en la ideación de posibles planes de acción futuros que atiendan otros problemas o situaciones que requieran un abordaje colectivo de este nivel de participación. 7.       Mayor conocimiento y profesionalidad/ crecimiento personal de todos los miembros de la Organización y de la Organización misma. 8.       Etc.
6.       Recursos	¿Qué recursos van a ser necesarios? Personas con perfil y recursos materiales necesarios.	Personas: 1.       Todos los empleados públicos sin excepción han de motivarse a través de la formación e implicarse en el proyecto. 2.       Otros grupos de interés: aunque lo que nos interesa en los comienzos es construir unidad a nivel interno, podemos también buscar opiniones, aportaciones y posibilidades de los grupos de interés externos. Materiales: -          Tecnológicos: la Red y todos los recursos tecnologícos que sean propuestos para su utilización a lo largo del proyecto. -          Tiempo disponible. Necesidad de optimizar con flexibilidad el mismo -          Cronograma a nivel interno de cada centro o área de actividad... -          Cronograma de cada grupo específico o de cada equipo. -
7.       Costes	¿Cuál va a ser el coste total aproximado?	1.       Esfuerzo personal y/o motivación suficiente para enrolarse a nivel individual y colectivo, ya que supone implementar cambios desde su comienzo. 2.       Exige una remodelación del trabajo diario. 3.       Exige sacar o identificar el tiempo más apropiado para la formación en el lugar de trabajo. 4.       Exige una mayor dedicación a la conexión y el trabajo conjunto. 5.       Necesidad de comenzar a llegar a acuerdos desde su comienzo  para todas las acciones a poner en marcha. 6.       Necesidad de implementar un sistema de  unificación de criterios y procedimientos desde su comienzo. 7.       Etc.
8.       Tiempo	¿Cuánto se espera que el proyecto dure? Y ¿Cuál es el plazo máximo para ejecutarlo?	En principio se trata de una prueba o prototipo a implementar en el plazo de un año que exige construir entre todos el mejor o el más idóneo prototipo en ese plazo de tiempo para  contribuir de esa manera en  el Desarrollo Sostenible y en el Desarrollo del Turismo Responsable y Sostenible, que puede fácilmente llegar a instaurarse como modelo de acción interna de la Organización para alcanzar los objetivos de Desarrollo Sostenible de la misma.
9.       Especificaciones Tecnicas	¿Qué característica técnicas ha de cumplir el producto del proyecto? Dimensión, aspecto, etc.	1.       Ha de tratarse de un Proceso de Aprendizaje abierto en el que deben participar todos los empleados públicos, también abierto al exterior, podrán participar otros o todos los demás grupos de interés.  2.       Dada su naturaleza, ha de partir de la conformación de los ambientes idóneos que propicien la participación, la colaboración, la transparencia y el trabajo en equipo. 3.       Ha de estar interconectado continuamente, y todos los miembros disponer de conexión cuando la necesiten, pudiendo amoldarse cada situación o nivel de conexión a las circunstancias de cada puesto de trabajo. 4.       Ha de estar motivado hacia la conformación de los equipos que van a identificar el problema y las claves para dar respuesta al mismo. 5.       Técnica y tecnológicamente ha de cumplir con los requisitos de calidad y funcionalidad que la Organización haya considerado más idóneos para cumplir los objetivos del mismo. 6.       Ha de contemplar la posibilidad de realizar  encuentros para festejar los avances organizativos, y todos los empleados públicos han de estar llamados a participar en los mismos, y en nombre de todos finalmente han de ser reconocidos los avances de nuestra Organización gracias a la participación y  colaboración que hemos llevado a cabo. 7.       Ha de contener un proceso de seguimiento y evaluación en la que todos los participantes puedan participar e influir en el proyecto. Un sistema que nos ayude a identificar nuestros propios avances y su posible transferencia y complementación en futuras experiencias. 8. Ha de ser conocido y asumido por todos los responsables, jefes y directivos y motivado desde las esferas más altas de nuestra organización, para que consiga el impulso y la involucración que requiere su puesta en marcha y su desarrollo. 8.       Etc.
10.   Limitaciones	¿Habrá algo que afecte al proyecto mientras se ejecuta y cuando se entregue?	Es muy probable que se produzcan posturas en contra ya que supone la pérdida de cierta estabilidad y equilibrio de partida. Puede ser por otra parte una aventura interesante e incluso apasionante. También hay que tener en cuenta el factor tiempo. La necesidad de aprender a optimizar los recursos disponibles con la mayor eficacia entre ellos el tiempo y el resto de recursos con el ajuste temporal correspondiente a cada circunstancia, grupo, lugar de trabajo, o nivel intercentros... La propia necesidad de crear un sistema que genere suficiente comunicación, motivación, empatía, flexibilidad, entendimiento, remodelación, reconducción a lo largo del proceso puede llegar a influir en el tiempo de comienzo, desarrollo y entrega del mismo.
11.   Interesados	Que personas de dentro y fuera de nuestra organización están interesadas o afectadas por el proyecto?	Todos los empleados públicos, Cuerpo de Funcionarios y Personal Laboral Los demás grupos de interés externos: -         Otras organizaciones públicas y privadas -          Asociaciones y empresas sin animo de lucro -          Personas usuarias -          Sociedad
12.   Organización del proyecto	Que personas de dentro de nuestra Organización se encargan de gestionar el proyecto?	El Instituto Andaluz de Administración Pública a través de sus Equipos o Equipo de Gestión de Proyectos Estratégicos.
13.   Riesgos Iniciales	¿Qué riesgos se identifican antes de empezar el proyecto?	No estar motivados con el proyecto, no entenderlo o no ver el alcance de las posibilidades constructivas y de crecimiento personal y organizacional que este presenta. No asumir las funciones propias para su puesta en marcha, gestión, coordinación, sistematización, etc por parte de los equipos correspondientes. No conseguir la suficiente corresponsabilidad e implicación conjunta por parte de los jefes y directivos de cada área y centro de trabajo para comenzar el proyecto a través de la Acción Formativa comentada. No conseguir la suficiente motivación a nivel interno de cada centro para implicarnos en la participación en los microtalleres, en los diferentes recursos habilitados en la Red Profesional- Social, o en la creación de los equipos transversales. Etc.
14.   Requisitos de aprobación del proyecto	Que constituye el éxito del proyecto	Que sea atractivo para los responsables de su puesta en marcha, que lo encuentren interesante, que lo vean con posibilidad de conseguir resultados necesarios, dar solución o respuesta a problemas de la Organización y aportar  valor a la Ciudadanía y a los demás grupos con los que interactúa.  Su éxito está vinculado a su viabilidad y posibilidad de ponerlo en marcha, de introducirlo y engranarlo en el sistema actual como parte del mismo. En identificar la manera de conseguir esa inclusión y sintonía dentro de la Actividad actual de nuestra Organización.
15.   Nombramiento de los responsables.	¿Quiénes son los principales responsables del proyecto dentro de la organización?	Si el proyecto es aceptado por la Organización, entonces han de ser los mayores responsables de la misma quienes sean también responsables del proyecto. Comenzando a nivel de Gobierno y Consejerías y continuando por las diferentes Delegaciónes… Terminando por los Centros Directivos o lugares de trabajo donde se pone en marcha.